Certificazione degli studi professionali di Avvocati e Dottori Commercialisti

La norma tecnica UNI 11871:2022 entrata in vigore il 14 settembre 2022 è frutto del lavoro della commissione Sicurezza della società e del cittadino ed è sostenuta da ASLA Associazione italiana degli Studi Legali Associati e dalla Cassa Nazionale Forense.

Tale norma si pone come strumento per la gestione degli Studi professionali che operano in tutti i settori legali, fiscali, amministrativi e contabili, facilitando l’individuazione delle principali aree di rischio per l’attività professionale e favorendo l’adozione di strumenti utili a contenerle.

Il testo è strutturato per fornire indicazioni utili per tutti i processi dell’attività professionale, dalla selezione dei collaboratori ai rapporti con i clienti, dalla comunicazione alla sostenibilità, promuovendo un’organizzazione efficiente, valorizzando le modalità di gestione delle relazioni (sia interne, sia con i clienti e l’insieme degli stakeholder) e dedicando particolare attenzione alla sicurezza e alle policy di sostenibilità declinate nelle tre aree fondamentali:

tutela dell’ambiente
sfera lavorativa
intervento sul sociale.

La norma UNI 11871:2022 individua 10 requisiti da soddisfare e che sono in parte riconducibili a quello previsti dalla Norma ISO 9001 (riguardante i sistemi di gestione per la qualità) e dalla UNI ISO 31000 (dedicata al risk management), introducendo però due novità che sono:

Il Rispetto delle disposizioni cogenti ossia l’obbligo di evidenze formali che diano confidenza nell’applicazione conforme delle cogenze dei settori in cui opera lo studio;
la Sostenibilità ossia dimostrare che lo studio presta attenzione al suo contesto interno ed esterno, attuando i propri processi in modo “sostenibile”, relativamente all’ambiente, alla tutela dei propri lavoratori e al progresso sociale dell’area in cui opera.

Certificazione UNI 11871:2022: a chi si rivolge

La certificazione da parte di un Organismo terzo indipendente è applicabile a tutti gli Studi professionali indipendentemente dalle dimensioni e dalla forma giuridica. È applicabile anche agli Studi in fase di avvio e di recente costituzione.

Il certificato rilasciato a seguito di una verifica ispettiva di un Organismo di parte terza indipendente ai sensi della Norma UNI 11871 sulla base della Prassi UNI PdR 146/2023 attesta :

la capacità dello Studio di mitigare i possibili rischi professionali;
la volontà di rendere la gestione più performante e monitorata.

Ma non solo, grazie alla certificazione, gli Studi si candidano ad essere dei luoghi di lavoro maggiormente attrattivi per i giovani talenti che sempre di più hanno bisogno di un progetto e una visione cui aderire.

Gli Studi professionali con la certificazione si impegnano a promuovere le pari opportunità e l’inclusività dei loro professionisti assicurando percorsi di formazione dedicati e crescita interna, e dando risalto alle individualità di ognuno.

La certificazione presta particolare attenzione alla tutela della genitorialità. Gli Studi professionali certificati si impegnano a esplicitare con trasparenza la durata dei congedi di maternità e paternità, la presenza di eventuali permessi familiari, le iniziative di parental policy attivate su base volontaria a partire, ad esempio, dall’introduzione dell’orario flessibile, dello smart working, fino all’assegnazione di incarichi maggiormente compatibili con le esigenze dei neogenitori.

La certificazione di conformità rispetto a quanto indicato dalla Norma sarà utile anche per avere accesso a incarichi professionali nell’ambito di appalti, bandi di gara pubblici o privati, oltre che portare a una riduzione dei costi relativi alle coperture assicurative obbligatorie per le responsabilità connesse all’esercizio delle professioni di avvocato e commercialista.

Vantaggi

A fronte di investimenti di tempo, energie e risorse umane dedicate, l’applicazione della UNI 11871 può:

rappresentare il punto di partenza per la transizione culturale necessaria verso cultura manageriale nella gestione dell’organizzazione interna;
efficientare i processi e le risorse interne;
aumentare la percezione della performance dello studio presso la Clientela, fidelizzandola;
sviluppare nuovi modelli di leadership in studio;
mitigare i rischi connessi ad errori, riducendo le mancanze nello svolgimento delle attività professionali;
rappresentare una valida base per il business development dello studio;
introdurre e sviluppare tematiche di sostenibilità tramite fattori ambientali, sociali e di governance.

Senza contare tutte le potenziali ricadute benefiche quali il miglioramento del clima interno, della qualità dei servizi, di retention dei talenti, solo per citarne alcune.

I punti chiave della norma

La norma conduce a ripensare tutta l’organizzazione interna secondo processi, ruoli, funzioni, verifiche e interventi correttivi con:

l’inserimento in studio di documenti operativi quali l’organigramma, il funzionigramma e le procedure.
l’utilizzo di policy aziendali, che rappresentino linee guida da seguire, la vision e le strategie operative utili
procedure di selezione sia per i collaboratori interni, che per gli esterni e i fornitori,
individuare percorsi di formazione dedicati alle hard skills e alle soft skills, con continuità e periodicità di verifiche
l’applicazione di criteri:

di valutazione del work-life balance per garantire qualità di vita professionale e personale ai componenti dello studio
organizzativi per la gestione delle location, in modo che siano luoghi di lavoro confortevoli e adeguati alla qualità di vita professionale e personale, nonché valutazione dell’impatto del lavoro sulla vita familiare dei componenti
di inclusività, sostenibilità del personale lungo tutto il percorso professionale.

Come certificarsi

Il primo passo del processo, che si conclude con la certificazione, è la predisposizione di un sistema organizzativo secondo la UNI 11871 sulla base della Prassi UNI PdR 146/2023, mediante il supporto di un consulente, che guida le fasi di preparazione e organizzazione dello studio.

Iter di certificazione

La certificazione secondo la UNI 11871:2022 dell’organizzazione avviene attraverso il seguente iter:

questionario informativo per raccolta iniziale di informazioni
condivisione dell’offerta tecnico economica
audit documentale ed in sito (Fase 1 + Fase 2)
delibera indipendente del comitato tecnico
emissione del certificato di conformità.

Il certificato rilasciato avrà validità pari a 3 anni, durante i quali l’organizzazione sarà sottoposta ad audit di sorveglianza annuale a 12 e 24 mesi.

Perché certificarsi UNI 11871:2022 con PLC Srl

La certificazione dei sistemi di gestione acquista sul mercato tanto più valore quanto più è autorevole l’organismo che l’ha rilasciata. PLC rappresenta una importante realtà italiana nell’ambito della certificazione di sistemi di gestione.

I suoi auditor vantano esperienza, competenza, aggiornamento e contribuiscono ad offrire un servizio utile non solo alle organizzazioni, ma anche ai fruitori dell’impegno di queste ultime: i clienti, i consumatori, tutte le parti interessate.